■概要

アンケートや問い合わせフォームで集めた長文の回答について、一つひとつ目を通して内容を把握し、要約して転記する作業は手間がかかるのではないでしょうか。この作業は時間がかかるだけでなく、手作業での転記にはミスが起こる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、AIが自動で内容を要約し、Google スプレッドシートに記録するため、こうした課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで収集した顧客の声やアンケート回答の管理に手間を感じている方
• 長文の回答内容を効率的に把握し、スプレッドシートで分析したいと考えている方
• AIによる文章要約を活用して、定型的な情報処理業務を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信からスプレッドシートへの記録までが自動化され、手作業での確認や要約、転記にかかっていた時間を短縮することができます。
• AIが一貫した基準で要約を行い、転記ミスもなくなるため、ヒューマンエラーを防ぎ、データの品質を均一に保つことにも繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「要約する」アクションでフォームの回答内容を要約するように設定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションで、AIが要約したテキストなどを指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガーでは、対象となるフォームIDを指定するほか、フローを起動する間隔を任意で設定できます。
• AI機能の「要約する」では、要約したいフォームの回答項目を指定し、出力する文字数や要約の条件、言語などを細かく設定することが可能です。
• Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、対象のスプレッドシートIDやタブ名、テーブル範囲を自由に指定できます。また、要約結果のほか、フォームの回答日時などどの情報をどの列に追加するかを設定できます。

■注意事項

• Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133‍
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。