Slackの投稿内容をもとにMicrosoft ExcelとOutlookにタスクを追加する

■概要

Slackで受け取ったタスク依頼を、手作業でMicrosoft Excelの管理表に転記し、さらにOutlookでタスクを作成する、といった一連の作業に手間や時間を取られていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルへの投稿をきっかけに、投稿内容を自動でMicrosoft ExcelとOutlookにタスクとして追加できます。手作業による転記の手間や登録漏れのリスクをなくし、抜け漏れのないスムーズなタスク管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Slackで受けたタスク依頼を手作業で他のツールに転記している方
• Microsoft ExcelとOutlookを併用してタスク管理を行っているチームのリーダーやメンバー
• 複数ツールをまたぐ定型業務を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Slackへの投稿だけでMicrosoft ExcelとOutlookへのタスク登録が完了するため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
• 人の手によるコピー＆ペーストが不要になるため、入力ミスやタスクの登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、タスク管理の精度を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Slack、Microsoft Excel、OutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSlackを選択し、「メッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでSlackの投稿内容からタスク名や期限などの情報を抽出します。
4. 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションで抽出したデータを指定のシートに追記します。
5. 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「タスクを作成する（リマインド設定非対応）」アクションで、同様に抽出した情報をもとにタスクを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Slackのトリガーでは、監視対象とするチャンネルのIDを指定し、フローを起動する間隔も任意で設定が可能です。
• OCR機能では、Slackの投稿のどのテキストを対象とし、どのような項目名（例：タスク名、担当者、期限など）でデータを抽出するかを自由に設定できます。
• Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションでは、タスクを記録したいファイルのドライブID、アイテムID、シート名、テーブル範囲などを指定してください。
• Outlookの「タスクを作成する」アクションでは、担当者のユーザーIDやタスクリストIDをはじめ、タスクのタイトル、詳細、期限などを任意の内容で設定できます。

■注意事項

• Microsoft Excel、Outlook、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。