■概要
毎日決まった時間に為替レートを確認し、手作業でWebサイトからMicrosoft Excelへ転記する作業に手間を感じていませんか。
このような定型業務は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーが発生するリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールで自動的にWebサイトから為替レートの情報を取得し、Microsoft Excelへの記録とGmailでの通知までを自動化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- 毎日や毎週の為替レート確認と報告を手作業で行い、負担に感じている担当者の方
- Microsoft Excelへのデータ転記作業において、入力ミスや抜け漏れをなくしたい方
- 定型的な情報収集業務を自動化し、より付加価値の高い業務に時間を活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に為替レートの取得から通知までを自動で実行するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるWebサイトからの情報転記がなくなるため、入力間違いや確認漏れなどのヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとGmailをYoomと連携します
- トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、フローボットを起動したい日時や曜日を設定します
- オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、為替レートが掲載されているWebサイトから情報を取得します
- オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した為替レートの情報を指定のファイルに追加します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、関係者へ処理が完了した旨を通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、情報を取得したいタイミングに合わせて、実行する日時や曜日、頻度などを任意で設定してください。
- RPA機能のブラウザ操作では、どの項目を選択して取得するかを任意に設定できます。
- Microsoft Excelにレコードを追加する際、どのファイルのどのテーブルに情報を追加するかを任意で指定でき、取得した為替レートの値を特定の列に反映させることも可能です。
- Gmailでの通知設定では、宛先（To,Cc,Bcc）や件名、本文を自由にカスタマイズでき、本文内に取得した為替レートの情報を記載して通知することもできます。
■注意事項
- Microsoft Excel、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 - ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 - ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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