■概要
日々多くの問い合わせがOutlookに届き、一件一件内容を確認して返信を作成するのは手間がかかるのではないでしょうか？ 特に、迅速な対応が求められる中で、返信内容の検討に時間がかかると顧客満足度の低下にも繋がりかねません。 このワークフローを活用すれば、Outlookで特定の問い合わせメールを受信した際に、自動でPerplexityが内容を分析して返信案を作成するため、こうした課題をスムーズに削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookでの顧客対応に多くの時間を費やしているカスタマーサポート担当者の方
- AIを活用して問い合わせへの一次返信案作成を自動化し、対応速度を上げたい方
- 問い合わせ内容の確認漏れや対応遅延を防ぐ仕組みを構築したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール確認から返信案作成までが自動化されるため、問い合わせ対応にかかる時間を短縮することができます。
- AIが一次返信案を生成するため、担当者による返信内容のばらつきを抑え、対応品質の均一化に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとPerplexity、そして通知先となるSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでPerplexityの「テキストを生成」アクションを設定し、受信したメール内容をもとに返信案を作成するよう指示します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成された返信案を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、「お問い合わせ」や特定の製品名など、自動化の対象としたいメールの件名に含まれるキーワードを任意で設定してください。
- Perplexityにテキスト生成を指示する際に、「丁寧な言葉遣いで」や「製品Aに関する問い合わせとして」など、生成したい返信案の形式や内容に合わせて指示内容を任意で設定できます。
- Slackへの通知アクションでは、通知先のチャンネルやメンション先、通知メッセージの本文などを自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Outlook、PerplexityのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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