Sansanで名刺情報が登録されたら、担当者を決めてGoogle スプレッドシートに記録する

■概要

Sansanで管理している名刺情報を、都度Google スプレッドシートに転記する作業に手間を感じていませんか。また、担当者の割り振りや情報入力の際に、ミスや抜け漏れが発生することもあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Sansanへの名刺登録をきっかけに、AIが担当者を判断しGoogle スプレッドシートへ自動で記録するため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• SansanとGoogle スプレッドシートで顧客情報を管理している営業担当者や営業企画の方
• 名刺情報の共有と担当者の割り振り業務を効率化したいと考えているチームリーダーの方
• AIを活用して定型業務を自動化し、より戦略的な活動に時間を使いたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Sansanに名刺が登録されると、担当者の選定からGoogle スプレッドシートへの記録までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による情報転記や担当者割り振りで起こりがちな、入力ミスや抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SansanとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSansanを選択し、「名刺情報が登録されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」を設定し、取得した名刺情報をもとに担当者を決定するようプロンプトで指示します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、名刺情報とAIが決定した担当者名を指定のシートに行として追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、担当者の割り振りルールなどをプロンプトで任意にカスタムすることが可能です。
• Google スプレッドシートへレコードを追加するアクションでは、データを書き込む対象のファイルやシート、テーブル範囲を任意で設定してください。

■注意事項

・Sansan、Google スプレッドシートをそれぞれYoomと連携させてください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。