Google Driveにで格納されたファイルをOCRで読み取り、Sansanに登録する

■概要

展示会や商談で獲得した名刺をスキャンしてGoogle Driveに保存したものの、Sansanへの登録は手作業になっていませんか。一枚一枚情報を確認しながら入力するのは手間がかかる上、入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダに名刺ファイルをアップロードするだけでOCR機能が文字を読み取り、Sansanへ自動でデータを登録することができるためこのような課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveに保存した名刺データを手作業でSansanに登録している方
• 名刺情報の入力作業にかかる時間を短縮し、コア業務に集中したいと考えている方
• 手入力による登録ミスをなくし、顧客データの正確性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイル追加をきっかけに名刺情報の読取りからSansanへの登録までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、氏名や会社名、連絡先などの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとSansanをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しいファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした名刺ファイルから文字情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでSansanの「名刺データを登録」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を元にデータを登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、ワークフローを起動させたい対象のフォルダを任意で指定してください。
• OCR機能では、会社名や氏名、メールアドレスなど、名刺から読み取りたい項目を自由に設定することが可能です。
• Sansanへのデータ登録アクションでは、前段のOCR機能で読み取った情報を、Sansanのどの項目に登録するかをそれぞれ指定できます。

■注意事項‍

• Google Drive、SansanのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。