Sansanで名刺情報が登録されたら、担当者を決めてGmailで送信する

■概要

Sansanで管理している名刺情報を、手作業で担当者に割り振り、都度メールで連絡するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手作業による連絡では、対応漏れや遅れが起こる可能性も懸念されます。このワークフローを活用すれば、Sansanに新しい名刺が登録されると、AIが自動で担当者を判断し、Gmailで関係者に通知するまでの一連の流れを自動化し、これらの課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Sansanに登録した名刺情報の担当者割り振りと、その後の連絡を手作業で行っている方
• 名刺情報を起点とした営業フォローの初動を迅速化し、機会損失を防ぎたいと考えている方
• AIを活用して、条件に応じた担当者の自動割り振りなどを実現したい業務改善担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Sansanへの名刺登録から担当者への通知までが自動化され、これまで手作業で行っていた確認や連絡業務にかかる時間を短縮できます。
• 担当者の割り振りやメール作成時の入力間違い、通知漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SansanとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSansanを選択し、「名刺情報が登録されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」を設定し、登録された名刺情報をもとに担当者を決定するよう指示します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」を設定し、決定した担当者などの情報を本文に含めて指定のアドレスに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能のアクションでは、担当者を決定するための指示（プロンプト）を自由にカスタマイズできます。例えば、名刺の業種や役職などの情報に応じて担当者を振り分ける、といった条件を設定することが可能です。
• Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先を任意で設定できます。また、件名や本文には、Sansanから取得した名刺情報やAIが生成したテキストなどを変数として埋め込むことが可能です。

■注意事項

・Sansan、GmailをそれぞれYoomと連携させてください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。