Sansanで名刺情報が登録されたら、担当者を決めてOutlookで送信する

■概要

Sansanに新しい名刺情報が登録されるたびに、担当者を割り当ててOutlookで通知する作業は、定型業務でありながらも手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Sansanへの名刺登録をきっかけに、AIが適切な担当者を判断し、Outlookで自動的に通知します。手作業による連絡の手間や遅延をなくし、迅速な顧客対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• SansanとOutlookを使い、名刺情報の担当者割り当てを手作業で行っている方
• 名刺獲得後のフォローアップの初動を迅速化し、機会損失を防ぎたい営業担当者の方
• 営業部門の定型業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を構築したいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Sansanへの名刺登録から担当者への通知までを自動化することで、これまで手作業に費やしていた情報連携の時間を短縮することができます。
• 手作業による担当者の割り当てミスや、Outlookでの通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SansanとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSansanを選択し、「名刺情報が登録されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、登録された名刺情報をもとに担当者を決定するよう指示します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、決定した担当者宛に通知メールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能のプロンプトをカスタムすることで、業種や役職などに応じて担当者を割り振るといった、自社のルールに合わせた担当者決定ロジックを構築できます。
• Outlookのメール送信設定では、宛先（To/CC/BCC）はもちろん、件名や本文も自由に編集でき、Sansanで取得した名刺情報などを本文に埋め込むことも可能です。

■注意事項

・Sansan、OutlookをそれぞれYoomと連携させてください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。