Wixの問い合わせフォームに回答されたら、データをカテゴリ別に振り分けてMicrosoft Teamsに通知する

■概要

Wixのフォームから届く様々な内容の問い合わせを、都度確認して担当部署へ共有するのは手間のかかる業務ではないでしょうか。
手作業による振り分けは、対応の遅れや担当者の割り当てミスにつながる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Wixのフォームが送信されるとAIが内容を自動でカテゴリ分けし、関連するMicrosoft Teamsのチャネルへ通知するため、問い合わせ対応の初動を迅速化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• WixとMicrosoft Teamsを利用しており、問い合わせ対応の効率化を図りたいと考えている方
• 手作業での問い合わせ内容の振り分けに、対応の遅れやミスなどの課題を感じている方
• 顧客からの問い合わせに迅速に対応し、サービス品質の向上を目指している担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Wixフォームへの回答をAIが自動でカテゴリ分けし、担当チャネルに即時通知するため、手作業での振り分け業務にかかる時間を短縮します。
• 手作業による確認漏れや、担当チャネルへの通知間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、問い合わせ対応の質を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、WixとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでWixを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。
3. テキストを生成するオペレーションで、フォームの回答内容をもとに「技術サポート系」「料金・契約系」などのカテゴリに分類するよう指示します。
4. 次に、分岐機能を設定し、AIが分類したカテゴリに応じて処理が分かれるようにします。
5. 最後に、分岐先の各オペレーションでMicrosoft Teamsを設定し、カテゴリに応じたチャネルへ問い合わせ内容を通知するように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーとなるアプリは、Wixの代わりにGoogleフォームやformrunなど、Yoomが連携する他のフォーム作成ツールに変更して運用することも可能です。
• AIによるカテゴリ分けやその後の分岐条件は、自社の運用に合わせて「営業関連」「採用関連」など、自由に設定や追加ができます。
• 通知先のアプリはMicrosoft Teamsだけでなく、SlackやChatworkなどのビジネスチャットツールに変更することもできます。

■注意事項

• Wix、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
  フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
  無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• Wixのフォームの回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858