フォームの情報をGoogleドキュメントに差し込み、OneDriveにPDFで保存する

■概要

フォームで受け付けた申込情報などを元に、手作業で書類を作成してPDF化し、所定のフォルダに保存する業務は手間がかかるだけでなく、転記ミスなどの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、フォーム送信をきっかけに、Googleドキュメントのテンプレートへの情報差し込みからOneDriveへのPDF保存までの一連の流れが自動化され、こうした定型業務の課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受け付けた情報を元に、手作業で書類を作成し保存しているご担当者の方
• GoogleドキュメントとOneDriveを利用した定型業務の効率化を目指す方
• 手作業によるデータの転記ミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信から書類作成、PDFでの保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することが可能です。
• 手作業での情報転記が一切不要になるので、入力間違いやコピペミス、保存漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleドキュメントとOneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでYoomの「フォームトリガー」を選択し、フォームが送信された際にフローが起動するように設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、フォームで受け付けた情報をあらかじめ用意したテンプレートに差し込み、ドキュメントを自動作成するアクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションでOneDriveを選択し、作成されたドキュメントをPDF形式で指定のフォルダにアップロードするアクションを設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Yoomのフォームトリガーでは、収集したい情報に応じてテキストボックスやチェックボックスなどのデータ項目を任意でカスタマイズできます。
• Googleドキュメントでは、事前に作成した書類の雛形にフォームから取得した情報を自動的に差し込む設定が可能です。
• OneDriveへの保存アクションでは、保存先のフォルダやPDFのファイル名、ファイル形式などを任意に設定できます。

■注意事項

• Googleドキュメント、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 事前にGoogleドキュメントで書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924