フォームから送信されたPDFを基にGeminiでレポートを作成し、Gmailで送信する

■概要

フォームから送られてくるPDFの内容を確認し、レポートを作成して関係者に共有する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、フォームにファイルが送信されると、そのPDFを基にGeminiがレポートを自動で生成し、Gmailで指定の宛先に送信します。一連の情報共有プロセスを自動化することで、定型的ながらも重要な業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受け取ったPDFのレポート作成と共有に時間を要しているご担当者の方
• Geminiを活用して、日々の情報収集や資料作成の業務を効率化したいと考えている方
• Gmailでの定型的な報告メールの作成や送信作業の自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信からレポート作成、メール共有までが自動処理されるため、手作業で行っていた時間を短縮し、より重要な業務へ注力できます。
• 手動での転記やメール作成が不要になることで、レポート内容の誤記や宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GeminiとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、PDFファイルを受け取れるようにします。
3. 続いて、オペレーションでGeminiの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、フォームから受け取ったPDFファイルを指定します。
4. 次に、Geminiの「コンテンツを生成（ファイルを利用）」アクションで、アップロードしたファイルを基にレポートを生成するよう設定します。
5. その後、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションで、生成されたテキストを基に任意のフォーマットで書類を作成します。
6. 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションで、作成した書類を添付して指定の宛先にメールを送信するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Geminiの「コンテンツを生成（ファイルを利用）」では、どのような内容や形式のレポートを作成したいか、プロンプトを任意に設定することが可能です。
• Google スプレッドシートの「書類を発行する」では、あらかじめ作成済みの雛形を使用することで、任意のレイアウトでの書類作成が可能です。
• Gmailの「メールを送る」では、送信先アドレスの他、メッセージ内容に固定値を入れたり、前段のオペレーションで取得したデータを動的な値として埋め込むなどのカスタムが可能です。

■注意事項

• Gemini、Google スプレッドシート、Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。