Gmailで受信したメールをもとに、複数の書類を一括作成しPDFをメールで送信する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Google スプレッドシート

と

Gmail

と

Googleドキュメント

を自動連携できます。

■概要

特定のメールを受信した際に、内容を確認して複数の書類を作成し、PDF化して送付するといった定型業務に時間を取られていませんか。
手作業による転記ミスや、対応漏れなどのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をきっかけに、書類の一括作成からPDFのメール送信までを自動化できるため、これらの業務を効率化することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

Gmailで受信した内容をもとに、日常的に複数の書類を作成している方
手作業での書類作成やメール送付に時間がかかり、業務を効率化したい方
書類作成時の転記ミスや、送信漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

メール受信から書類作成、PDF化、送信までを自動化し、一連の定型業務にかかる時間を短縮します。
手作業による情報の転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーを防止します。

■フローボットの流れ

はじめに、Googleドキュメント、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。
次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
次に、オペレーションでAI機能を設定し、トリガーで受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
次に、オペレーションでGoogleドキュメントやGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、抽出した情報をもとに複数の書類を一括で作成します。
最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した書類のPDFファイルを添付してメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動するきっかけとなるメールのラベルを任意で設定してください。
AI機能のテキスト抽出では、受信したメール本文からどの情報を抽出するか、項目を任意で設定できます。
GoogleドキュメントやGoogle スプレッドシートで書類を発行する際、元となる雛形ファイルや、発行する書類の詳細を任意で設定できます。
最後のGmailでメールを送るアクションでは、送信先や件名、本文を自由に設定でき、本文には前段のオペレーションで取得した情報を変数として埋め込むことも可能です。

■注意事項

・Gmail、Googleドキュメント、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

このテンプレートを試してみる

類似したテンプレートをご紹介！

Google スプレッドシートに行が追加されたらMicrosoft Teamsでチームを作成する

Google スプレッドシートに行が追加されるとMicrosoft Teamsのチームを自動生成するフローです。手作業の転記や二重入力をなくし、作成漏れや入力ミスを抑えながら立ち上げを早められます。

詳細を見る

Google スプレッドシートで行が追加されたらジョーシスで従業員を登録する

Google スプレッドシートに行を追加するとジョーシスへ従業員を自動登録するフローです。転記作業を省き入力ミスの発生を抑え、入社手続きの負担を軽減できます。

詳細を見る

1日1回前日の取引データをスマレジから取得して、Google スプレッドシートに転記する

スマレジの前日売上を毎朝設定時刻に自動取得し、Google スプレッドシートへ転記するフローです。毎日の手入力や入力ミスを減らし、正確なデータで報告・分析できます。

詳細を見る

Google スプレッドシートで特定条件の行が追加されたら、KommoにContactを追加する

YoomでGoogle スプレッドシートの行追加をきっかけにKommoへContactを登録するフローです。転記作業や入力ミスを減らし、顧客情報を正確かつ素早く共有できます。

詳細を見る

LINEで特定のWebhookイベントを受け取ったら、Google スプレッドシートをリアルタイムで更新する

LINE公式アカウントの問い合わせや予約を受信するとGoogle スプレッドシートへ自動記録するフローです。転記の手間や入力ミスを抑え、顧客データを常に最新に保てます。

詳細を見る

Google スプレッドシートで特定条件の行が追加されたら、Outlookにタスクを作成する

Google Sheetsの新規行を拾い、条件に合えばOutlookにタスクを自動生成するフローです。手動転記や入力ミスを抑え、抜け漏れのないタスク管理を助けます。

詳細を見る

すべてのテンプレートを見る

使用しているアプリについて

Google スプレッドシート

YoomではGoogleスプレッドシートのAPIをノーコードで活用することができます。スプレッドシートとYoomを連携することで、スプレッドシートへの情報入力を自動化したり、スプレッドシートの雛形を元に書類を自動的に作成することが可能です。また、Yoomのデータベースにスプレッドシートの情報を同期し、様々な用途で活用することも可能です。