Google スプレッドシートで行が追加されたら、複数の書類を一括作成しPDFをGmailで送信する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Google スプレッドシート

と

Gmail

と

Googleドキュメント

を自動連携できます。

■概要

Google スプレッドシートで管理している情報をもとに、都度書類を作成してGmailで送付する作業に手間を感じていませんか。手作業での書類作成は時間がかかるだけでなく、転記ミスや送付漏れなどのヒューマンエラーが起こる可能性もあります。このワークフローを活用することで、Google スプレッドシートに行を追加するだけで、複数の書類作成からPDF化、そしてGmailでの送信までの一連の流れを自動化し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

Google スプレッドシートで顧客管理や案件管理を行い、手作業で書類を作成している方
見積書や請求書など、定型的な書類を複数作成し、メールで送信する業務を担当している方
書類作成から送信までの一連の業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

Google スプレッドシートへの行追加をきっかけに、書類作成からメール送信までが自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
手作業によるデータの転記ミスや宛先の設定間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、Googleドキュメント、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します
次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します
次に、オペレーションで、GoogleドキュメントやGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを必要な書類の数だけ設定します
最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した書類を添付して指定の宛先にメールを送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Google スプレッドシートのトリガー設定では、起動のきっかけとしたいスプレッドシートのIDやシート名を任意で設定してください。
書類を発行するオペレーションでは、雛形となるGoogleドキュメントやGoogle スプレッドシートの書類を任意で指定し、発行する書類の詳細も自由に設定できます。
Gmailでメールを送るオペレーションでは、送信先（To, Cc, Bcc）を任意で設定できるほか、件名や本文にGoogle スプレッドシートから取得した値を埋め込むことも可能です。

■注意事項

Google スプレッドシート、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

このテンプレートを試してみる

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使用しているアプリについて

Google スプレッドシート

YoomではGoogleスプレッドシートのAPIをノーコードで活用することができます。スプレッドシートとYoomを連携することで、スプレッドシートへの情報入力を自動化したり、スプレッドシートの雛形を元に書類を自動的に作成することが可能です。また、Yoomのデータベースにスプレッドシートの情報を同期し、様々な用途で活用することも可能です。