Outlookで受信した会議情報をもとに、Microsoft Teamsのカレンダーに予定を予約する

■概要

日々の業務でOutlookに届く会議の会議情報メールを、手作業でMicrosoft Teamsのカレンダーに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用することで、Outlookでのメール受信をきっかけに、会議情報を自動でMicrosoft Teamsのカレンダーに登録でき、こうした手作業の手間とミスを解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookに届く会議案内を、手作業でMicrosoft Teamsに登録している方
• 会議の予定登録における入力ミスや、対応漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
• OutlookとMicrosoft Teams間の定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookのメール情報を基に自動で予定が作成されるため、これまで手作業に費やしていたカレンダーへの登録時間を短縮できます。
• 手作業による会議情報の転記が不要になるため、日時や件名の入力間違い、登録漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでデータ抽出機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文から会議情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「カレンダーに予定を作成する」アクションで抽出した情報を基に予定を登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定で、対象とするメールのフォルダIDや、反応させたい件名のキーワードなどを任意で設定してください。
• データ抽出機能の設定では、メール本文など対象のテキストから抽出したい項目や、文字数に応じた変換タイプなどを任意で設定します。
• Microsoft Teamsでカレンダーに予定を作成するアクションでは、対象のユーザーIDや予定の件名、開始・終了日時などを任意で設定してください。

■注意事項

• Outlook、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。