■概要
バクラク申請・経費精算で申請が承認された後、関係者への連絡を手作業で行っていませんか？承認状況の都度確認や個別の連絡は、時間がかかるだけでなく、通知漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、バクラク申請・経費精算で特定の申請が承認されたタイミングをトリガーに、Gmailで関係者へ自動で通知できます。これにより、迅速かつ正確な情報共有を実現し、承認プロセスの円滑化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- バクラク申請・経費精算の承認状況を、関係者に手動で連絡している方
- 申請の承認通知を自動化し、確認や連絡の漏れを防ぎたいと考えている方
- 経費精算や各種申請プロセスの迅速化と効率化を目指す経理・総務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- 申請が承認されると自動で通知が送られるため、手動での連絡作業にかかっていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で通知を行うことで、連絡のし忘れや宛先間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、バクラク申請・経費精算とGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでバクラク申請・経費精算を選択し、「特定のフォームの申請が承認されたら」を設定します。
- 続いて、オペレーションでバクラク申請・経費精算の「申請詳細の取得」アクションを設定し、承認された申請の情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した申請内容を含む通知メールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送信するアクションでは、通知を送る宛先（To, Cc, Bcc）を任意で設定することが可能です。
- メールの件名や本文には、バクラク申請・経費精算から取得した申請情報を変数として自由に埋め込むことができます。
- 固定の文章と変数を組み合わせることで、申請内容に応じた分かりやすい通知メールを自動で作成できます。
■注意事項
- バクラク申請・経費精算、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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