Typeformから送信されたテキストの半角文字を全角文字に変換し、Outlookに通知する

■概要

Typeformでアンケートや申し込みを受け付けた際、入力される文字の半角・全角が統一されておらず、データの整形に手間がかかっていませんか？特に、氏名や住所などの情報を手作業で修正するのは、時間がかかるだけでなくミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Typeformへのフォーム送信をきっかけに指定したテキストの半角文字を自動で全角文字に変換し、Outlookで担当者に通知できてデータクレンジング作業の自動化に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Typeformで集めた顧客情報の表記揺れ（半角/全角）に悩んでいるマーケティング担当者の方
• フォームから送信された内容を手作業で整形し、Outlookで共有している業務担当者の方
• データ入力形式の統一と、チームへの迅速な情報連携を両立したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Typeformからの送信後、自動で文字種変換が実行されるため手作業でのデータ整形や確認にかかっていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手作業による変換ミスや修正漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、常に統一された形式のデータを扱うことで情報の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、TypeformとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでTypeformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能の「データを操作・変換する」を選択し、Typeformから取得したテキストの半角文字を全角文字に変換するよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、変換後のテキストを含んだ通知メールを指定の宛先に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookで送信するメールは、通知先のメールアドレスを自由に設定できます。また、件名や本文に固定のテキストを入力するだけでなく、Typeformのフォームで送信された名前や問い合わせ内容といった値を埋め込むことで、回答内容を反映した通知内容の作成が可能です。

■注意事項‍

• Typeform、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。