BoxでアップロードされたPDFファイルをOCRで読み取り、Microsoft Teamsに通知する

■概要

Boxにアップロードされる請求書や申込書などのPDFファイル、その内容を目で確認して関係者に手動で通知する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Boxの指定フォルダにPDFファイルがアップロードされると、OCR機能がファイルの内容を自動で読み取り、その情報をMicrosoft Teamsに通知する一連の流れを自動化します。ファイル確認のための定型業務から解放され、より重要な業務に集中できるようになります。

■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとMicrosoft Teamsを連携させ、情報共有を効率化したいと考えている方
• PDFファイルの内容確認と転記作業に、多くの時間と手間を費やしている方
• 手作業による情報共有での通知漏れや、内容の誤記などのミスをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxにファイルがアップロードされると自動で内容を読み取り通知まで行うため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ確認や転記が不要になるため、入力間違いや共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定して、監視したいフォルダを指定します。
3. 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
4. 続けて、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」を設定し、OCRで読み取った情報を本文に含めて任意のチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能のオペレーションでは、PDFファイルから抽出したい項目を任意で設定することが可能です。
• Microsoft Teamsにメッセージを送るオペレーションでは、通知先のチャネルを自由に指定できます。また、メッセージ本文には固定テキストだけでなく、OCRで読み取った情報を変数として埋め込むことで、ファイル内容に応じた動的な通知を作成できます。

■注意事項

• Box、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。