■概要
Google Meetでの会議後、議事録の作成や共有に多くの時間を費やしていませんか？録画データからの文字起こしや要点のまとめ、指定フォルダへの格納といった一連の作業は、手間がかかる上に抜け漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Meetの会議終了をトリガーとして、AIによる文字起こしと要約、議事録の自動作成からMicrosoft SharePointへの格納までを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Meetでの会議が多く、議事録の作成業務を効率化したいと考えている方
- AIを活用して、文字起こしや要約の精度を高め、議事録の品質を均一化したい方
- Microsoft SharePointで会議の記録を一元管理し、チーム内の情報共有を円滑にしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 会議終了後に発生する文字起こしから要約、ファイル格納までが自動化されるため、議事録作成にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による要点のまとめやファイル格納で起こりがちな、記載漏れや格納場所の間違いといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Meet、Googleドキュメント、Microsoft SharePointをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Meetを選択し、「会議が終了したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで待機機能を設定し、レコーディングファイルの生成完了を待ちます
- 次に、オペレーションでGoogle Meetの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定し、Google Driveから該当ファイルをダウンロードします
- 次に、オペレーションのAI機能でダウンロードした音声ファイルを文字起こしし、さらにそのテキストを指定の形式で要約します
- 次に、オペレーションの書類発行機能で、要約したテキストを元に議事録を作成します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」を設定し、作成した議事録ファイルを格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションでは、ファイルの格納先となる任意のサイトID、ドライブID、フォルダのアイテムIDを設定してください。
- ファイル名には、会議名や日付といった動的な情報を組み合わせて設定することも可能です。
■注意事項
- Google Meet、Googleドキュメント、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
