Googleフォームに回答されたら、内容を要約してGoogle スプレッドシートのデータを更新する

■概要

Googleフォームで集めたアンケートや問い合わせの回答は、一件ずつ内容を確認して転記する作業に時間がかかっていませんか。
特に自由記述欄の長文回答は、要点をまとめるだけでも一苦労です。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、AIが自動で内容を要約し、その結果でGoogle スプレッドシートの該当データを更新するため、手作業での確認や転記作業を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで集めた回答の確認や転記作業に手間を感じているご担当者の方
• フォームの回答をGoogle スプレッドシートで管理しており、手作業で更新している方
• 長文の自由記述回答などをAIで要約し、内容把握の時間を短縮したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答後、AIによる要約からGoogle スプレッドシートへの更新までが自動化されるため、手作業で内容を確認し転記する時間を短縮できます。
• 手動でのコピー＆ペーストや要約作業がなくなることで、転記ミスや要約のばらつきといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定することで、回答の送信をきっかけにフローが起動するようにします。
3. 続いて、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、トリガーで取得したフォームの回答内容を要約するように指定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、AIが要約したテキストで指定のセルを更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーとなるGoogleフォームは、formrunやTypeformなど、Yoomが連携する他のフォーム作成アプリに変更することも可能です。
• AIによる要約のオペレーションでは、文字数や要約の条件など、業務の用途に合わせて条件を細かく設定することができます。
• 更新先となるGoogle スプレッドシートは、kintoneやAirtableといった他のデータベース、SFA/CRMツールに変更することもできます。

■注意事項

• Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
  ‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133