■概要
Google スプレッドシートで管理しているイベントやタスクの情報を、手作業でGoogleカレンダーに転記したり、関係者にメールで通知したりしていませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスや通知漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートのレコード更新をトリガーにして、Googleカレンダーの予定更新とGmailでの通知を自動で実行し、こうした課題を解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとGoogleカレンダーでスケジュール管理をしている方
- 予定の変更が発生するたびに、手作業で関係者へメール連絡をしている方
- 手作業によるカレンダーの更新ミスや、関係者への連絡漏れをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- スプレッドシートの情報を更新するだけでカレンダーへの反映とメール通知が完了し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記ミスや更新漏れ、関係者への通知忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシート、Googleカレンダー、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleカレンダーを選択し、「予定を更新」のアクションを設定して、スプレッドシートの情報をもとにカレンダーの予定を更新します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、関係者に予定の更新を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視対象としたいスプレッドシートのファイルやシートを任意のものに設定してください。
- Gmailでの通知は、メールの件名や本文に固定のテキストを入力したり、スプレッドシートから取得した情報を変数として埋め込んだりするなど、柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Googleスプレッドシート、Googleカレンダー、GmailとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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