■概要
フォームで受け付けた回答内容を、手作業でMicrosoft ExcelやGoogle スプレッドシートに転記するのは手間がかかり、入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動でMicrosoft Excelに連絡先が追加され、さらにGoogle スプレッドシートにも情報がアップロードされるため、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで収集した情報を手作業で複数のSaaSに登録している担当者の方
- Microsoft ExcelとGoogle スプレッドシートを併用し、二重入力の手間を省きたい方
- データ入力の正確性を高め、ヒューマンエラーを未然に防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答後のMicrosoft ExcelおよびGoogle スプレッドシートへの情報登録が自動化されるため、手作業で行っていたデータ入力の時間を削減できます。
- 自動処理により、転記時の入力間違いや記入漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減し、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「フォームトリガー機能」を選択し、「フォームトリガー」アクションを設定し、フォームが送信された際にフローが起動するようにします。
- 次に、オペレーションで「Microsoft Excel」を選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、フォームの回答内容を指定のExcelファイルに追加します。
- 最後に、オペレーションで「Google スプレッドシート」を選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、同様にフォームの回答内容を指定のスプレッドシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能の「フォームトリガー」では、収集したい情報に応じて質問内容をカスタマイズできます。例えば、会社名、メールアドレス、電話番号などの項目を任意で作成することが可能です。
- Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションでは、使用するドライブID、アイテムID、シート名、そして書き込むテーブル範囲を正確に指定してください。フォームの回答内容であるアウトプットデータを活用し、追加するレコードの各値を設定できます。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、対象となるスプレッドシートID、テーブル範囲、および書き込み先のシートのタブ名を指定します。こちらでも、フォームの回答内容であるアウトプットデータを活用して、追加するレコードの値を設定することが可能です。
■注意事項
- Microsoft ExcelとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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