■概要

GoogleフォームでSVGファイルを受け取るたびに、手作業でPNG形式へ変換し、Google Driveに保存する作業は時間がかかりませんか？ファイル形式の確認やアップロード先のフォルダ管理も煩雑で、ミスが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへのファイル送信をトリガーに、SVGからPNGへの変換、そしてGoogle Driveへの格納までの一連の流れを自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとGoogle Drive間でファイルを手作業で処理している方
• SVGからPNGへのファイル変換作業に時間を取られているデザイナーや広報担当者の方
• ファイル管理の効率化とヒューマンエラー削減を目指す業務改善担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームからのファイル受付後の変換・格納作業が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮し、より創造的な業務に集中できます。
• ファイル形式の変換ミスやGoogle Driveへのアップロード漏れといった、手作業によるヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、SVGファイルが添付されるフォームを指定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームから送信されたSVGファイルをYoom内に一時的にダウンロードします。
4. 次に、オペレーションでYoomのRPA機能である「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインのSVGからPNGへの変換ツールなどを利用してファイル形式を変換します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPNGファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、対象となるフォームのIDを正確に指定してください。これにより、特定のフォームからの送信のみを自動化の対象とします。
• Google Driveからファイルをダウンロードするオペレーションでは、フォームの回答に含まれるファイルIDを動的に指定することで、常に最新のSVGファイルを取得します。
• RPA機能の「ブラウザを操作する」オペレーションでは、利用するファイル変換サイトのURLや、サイト上でのファイルのアップロード、変換後のファイルのダウンロードといった一連の操作ステップを正確に設定する必要があります。
• Google Driveへファイルをアップロードするオペレーションでは、変換後のPNGファイルを格納するGoogle Drive内のフォルダIDと、ファイル名を任意に設定できます。ファイル名には、元のファイル名や日付などを含めることも可能です。

■注意事項

• GoogleフォームとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133