Microsoft Teamsの投稿内容をもとにPDFレポートを自動作成し、Gmailで送信する

■概要

Microsoft Teamsでの報告内容を都度手作業でまとめ、PDF化し、メールで送信するのは手間がかかる作業ではないでしょうか？特に、日々の報告業務に追われていると、他の重要な業務に手が回らなくなることもあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsへの投稿をトリガーに、AIがレポート内容を生成し、GoogleドキュメントでPDFレポートを作成、そしてGmailで自動送信までを一気通貫で行うため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsでの報告業務が多く、手作業でのレポート作成に課題を感じているチームリーダーの方
• 日々の業務報告を効率化し、メンバーの負担を軽減したいと考えているマネージャーの方
• Microsoft Teams、Googleドキュメント、Gmailを活用しており、これらの連携による自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへの投稿後、レポート作成からメール送信までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による情報の転記ミスや、メールの宛先間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft Teams、Googleドキュメント、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、Microsoft Teamsの投稿内容をもとにレポートのドラフトを作成します。
4. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、生成されたテキストを元にPDFレポートを作成します。
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成されたPDFレポートを指定した宛先に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストを生成する」では、どのようなテキストを作成するかをプロンプトで具体的に設定することが可能です。例えば、報告内容の要約や、特定のフォーマットに沿った文章生成などを指示できます。
• Googleドキュメントの「書類を発行する」では、あらかじめ作成済みの雛形を使用することで、任意のレイアウトでの書類作成が可能です。これにより、ブランドイメージに合わせたレポートや、定型の報告書などを効率的に作成できます。
• Gmailの「メールを送る」では、送信先のメールアドレスはもちろん、メールの件名や本文に固定のテキストを入れたり、フローボットの前段で取得したMicrosoft Teamsの投稿者名や投稿日時といったデータを動的な値として埋め込むなどのカスタムが可能です。

■注意事項

• Microsoft Teams、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。