Microsoft Teamsで添付ファイルをもとにレポートを自動作成し、Gmailで送信する
Microsoft Teamsで添付ファイルをもとにレポートを自動作成し、Gmailで送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Microsoft Teams
と
Gmail
を自動連携できます。
■概要
Microsoft Teamsのチャネルで共有される添付ファイルから、都度内容を確認してレポートを作成し、メールで送信する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に定型的な報告業務の場合、こうした手作業は大きな負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsに投稿された添付ファイルをもとに、AIがレポートを自動作成し、Gmailで指定の宛先に送信するまでの一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsで日報などを受け取り、内容をまとめているマネージャーの方
- 添付ファイルをもとにしたレポート作成や共有業務を効率化したいと考えている方
- AIを活用して、定型的な報告書作成業務を自動化したいと考えている担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Teamsへのファイル投稿からレポート作成、メール送信までが自動化されるため、手作業で対応していた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業によるレポートの作成ミスや情報の転記漏れ、メールの送信し忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」を設定します。
- 次に、オペレーションで、分岐機能を設定し、メッセージに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むようにします。
- Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションで、投稿されたファイルをダウンロードします。
- AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」でファイルの内容をテキスト化し、「レポートを作成する」アクションで要点をまとめます。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションで、作成されたレポートを指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送信するアクションでは、実際の運用に合わせて宛先（To, Cc, Bcc）や件名を任意に設定してください。
- メールの本文は、前のステップでAIが作成したレポート内容を反映させたり、定型文を追加したりするなど、自由に内容を組み立てることが可能です。
■注意事項
- Microsoft Teams、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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