Microsoft Teamsで添付ファイルをもとにレポートを自動作成し、Gmailで送信する

■概要

Microsoft Teams で受け取った添付ファイルからレポートを作成し、Gmail で送信する作業は、手間がかかり、ミスも発生しやすいのではないでしょうか。特に複数の情報を集約して報告する際には、時間と労力が大きな負担となることがあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teams のメッセージに添付されたファイルをもとに、レポートの自動作成から Gmail での送信までを一気通貫で自動化でき、こうした日々のルーティン業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teams で頻繁にファイルを受け取り、手作業でレポート作成を行っている方。
• レポート作成とメール送信の繰り返し作業に追われ、他の業務時間が圧迫されている方。
• Microsoft SharePoint や Gmail を活用し、情報共有の効率化を目指すチームの方。

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teams の添付ファイル受信を起点に、レポート作成と Gmail での送信を自動化するため、手作業による時間と手間を削減できます。
• ファイルのダウンロード、内容の読み取り、レポート生成、メール送信を自動化し、転記ミスや送信漏れなどのヒューマンエラーを防止します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、Gmail をYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで Microsoft Teams を選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、特定のチャネルを指定します。
3. 次に、オペレーションで、分岐機能を設定し、添付ファイルがある場合にのみ後続の処理に進むよう条件を設定します。
4. 次に、オペレーションで、Microsoft SharePoint の「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、Microsoft Teams から受け取った添付ファイルをダウンロードします。
5. 次に、オペレーションで、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
6. 次に、オペレーションで、AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出した情報をもとにレポートを作成します。
7. 最後に、オペレーションで、Gmail の「メールを送る」アクションを設定し、作成したレポートを添付して指定の宛先に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能：コマンドオペレーションでは、特定の条件を設定し、その条件に合致した場合にのみ後続のフローを進行させることが可能です。
• OCR機能：画像・PDFから文字を読み取るでは、画像やPDFファイルからどのようなデータを抽出するか（例：全文、特定のパターンに一致する文字列など）を設定できます。
• AI機能：テキストを生成するでは、どのようなテキストを作成するか（例：レポート形式、要約、メール文面など）をプロンプトで具体的に指示して設定できます。
• Gmail：メールを送るでは、送信先のメールアドレスを指定するだけでなく、メールのメッセージ内容に固定のテキストを入れたり、前段の処理で取得したデータを動的な値として埋め込むなどのカスタムが可能です。

■注意事項

• Microsoft Teams、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。