指定日時にMicrosoft ExcelでPDFを発行して、Microsoft SharePointに格納する

■概要

定期的な報告書作成などで、Microsoft ExcelのデータをPDF化し、Microsoft SharePointへ格納する作業は、単純でありながらも手間がかかる業務ではないでしょうか。特に、毎月・毎週など決まったタイミングで行う作業は、忘れずに実施する必要があり、担当者の負担になることもあります。このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelから自動でPDFを発行し、Microsoft SharePointの指定フォルダへ格納する一連の作業を自動化でき、こうした課題の解決に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft ExcelでのPDF発行とMicrosoft SharePointへの格納を手作業で行っている方
• 定期的な書類作成・管理業務の効率化を目指す、情報システム部門や各事業部門の担当者の方
• 日々の定型業務に追われ、コア業務へのリソース確保に課題を感じているマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定日時のPDF発行と格納が自動化されるため、手作業による時間的拘束や作業負荷を減らすことができます。
• 手作業によるファイルの作成忘れや、誤った場所への格納といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft ExcelとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、ワークフローを起動したい日時や繰り返し周期を指定します。
3. オペレーションで、Microsoft Excelの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、PDF化したいExcelファイルやシート、データ範囲を指定します。
4. 必要に応じて、オペレーションに分岐機能を設定し、特定の条件に基づいて処理を分岐させることができます。例えば、特定の値が含まれる場合のみPDFを発行するなどです。
5. オペレーションで、Microsoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、取得したデータからPDFファイルを作成します。
6. 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、作成されたPDFファイルを指定のフォルダへ格納します。

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointへPDFファイルをアップロードする際に、保存先のサイトやドキュメントライブラリ、フォルダを任意に指定することが可能です。これにより、組織のファイル管理ルールに合わせた柔軟な運用を実現できます。
• スケジュールトリガーでは、実行したい日時を細かく設定できます。例えば、「毎月最終営業日の午前10時」や「毎週月曜日の午後1時」など、業務のタイミングに合わせて設定してください。
• Microsoft Excelから取得するレコードの条件や、PDFとして発行する際のファイル名なども、実際の運用に合わせて柔軟に設定変更が可能です。