Microsoft Teamsで特定条件の投稿がされたらデータを抽出し、Notionに議事録を作成する

■概要

Microsoft Teamsでのコミュニケーションが活発になるほど、重要な情報が埋もれてしまったり、会議の議事録を手作業でNotionにまとめる手間が増えたりしていませんか。
特に特定の条件に合致する投稿を探し出して内容を整理・転記する作業は時間もかかり、見落としのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsで特定条件の投稿がされた際に自動でデータを抽出します。
さらに、Notionに議事録を自動的に作成できるため、ツールの横断作業を省略できるか可能性があります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft TeamsとNotionを利用し、議事録作成の手間を削減したいと考えている方
• Microsoft Teamsの特定投稿からNotionへの情報転記作業を自動化したい方
• 会議やチャットの重要な情報を、漏れなく効率的にNotionで管理したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsの特定条件の投稿を探し出し、Notionへ手動で転記する作業が自動化されるため、議事録作成にかかる時間を短縮できます。
• 手作業による情報の見落としやNotionへの転記ミスを防ぎ、議事録の正確性向上に貢献します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、YoomにMicrosoft TeamsとNotionをそれぞれ連携します。
2. トリガーでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、対象のチャネルを指定します。
3. 続いて、「分岐機能」を選択します。これにより、特定のキーワードが含まれるメッセージや特定のユーザーからのメッセージなど、議事録として記録したい条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
4. 次に、AI機能「テキストからデータを抽出する」を選択し、議事録に必要な情報（例：発言者、発言内容、投稿日時など）を抽出するよう設定します。
5. 最後に、Notionの「レコードを追加する」アクションを選択し、抽出したデータをNotionの指定したデータベースに議事録として新しいページやアイテムを作成するように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、どのような条件で処理を分岐させるかを任意に設定・追加が可能です。
• 「テキストからデータを抽出する」では、前段のアクションで取得したメッセージの投稿者名や投稿日時といった情報を変数として埋め込んだりするなど、Notionに記録する内容を詳細にカスタマイズできます。
• Notionにレコードを追加する際、情報を格納するかをNotionの設計に合わせて自由に設定できます。

■注意事項

• Microsoft Teams、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。