■概要
Google スプレッドシートに新しい情報が追加されるたびに、内容を確認し、リスト形式のデータを手作業で整形してGoogle Chatに通知するのは手間がかかり、重要な更新を見落としてしまうこともあるのではないでしょうか?
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加された際に、リスト形式のレコードを自動で改行形式に変換し、Google Chatへ通知できるため、情報共有の効率化と迅速化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで管理する情報を、Google Chatで迅速に共有したいと考えている方
- 手作業でのデータ整形や通知作業に時間を取られ、ミスを減らしたいと考えているチーム担当者の方
- リスト形式のデータを、より見やすい形でチームメンバーに共有したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートへの行追加をトリガーに、データ整形とGoogle Chatへの通知が自動で行われるため、手作業にかかる時間を削減できます。
- 手作業による転記ミスや通知漏れ、整形ミスを防ぎ、正確かつ見やすい形での情報共有を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートおよびGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定し、対象のGoogle スプレッドシートとシートを指定します。
- 次に、オペレーションでデータ操作・変換機能を選択し、「データを操作・変換する」アクションを設定して、Google スプレッドシートから取得したリスト形式のデータを改行形式に変換します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージを送信」アクションを設定し、整形されたメッセージ内容を指定のスペースに送信します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートの「行が追加されたら」トリガーで、監視対象とするGoogle スプレッドシートIDやシートIDを任意で設定してください。
- データ操作・変換機能の「データを操作・変換する」オペレーションでは、変換対象となるGoogle スプレッドシートのテキスト項目、具体的な変換ルール(例:カンマ区切りを改行に置換など)を任意で設定してください。
- Google Chatの「スペースにメッセージを送信」オペレーションでは、通知を送信するスペースID、認証に必要なキーやトークン、そして通知するメッセージ内容(スプレッドシートのデータを含めるなど)を任意で設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336