毎週、Microsoft SharePointのアクセスログを取得してOutlookで通知する

■概要

毎週、Microsoft SharePointのアクセスログを確認し、関係者へ報告する作業は定期的でありながらも手間がかかる業務ではないでしょうか。また手作業での確認や通知は、対応漏れや報告の遅延に繋がる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールで自動的にMicrosoft SharePointのアクセスログを取得し、Outlookで関係者に通知できるため、こうした定例業務を効率的に処理できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointの利用状況を定期的に確認し、報告しているサイト管理者の方
• 手作業でのアクセスログ取得やメールでの通知に手間を感じ、自動化したいと考えている方
• 重要なファイルへのアクセス状況を把握し、セキュリティ管理を徹底したい情報システム担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• 毎週決まった時間に自動でログ取得と通知が実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務に集中できます。
• 手作業によるログの取得漏れや通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、定型報告業務の品質を安定させることができます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「毎週」など、フローボットを起動したい任意のスケジュールを設定します。
3. 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「指定したアイテムのアクセス回数やユニークユーザー数を取得（過去7日間）」のアクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定して、取得したアクセスログの情報を本文に含めて通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookでメールを送信するアクションにて、通知を受け取る関係者のメールアドレスを宛先に設定してください。
• メールの件名や本文も自由にカスタマイズが可能です。Microsoft SharePointから取得したアクセスログの情報を本文に埋め込むことで、受信者が一目で内容を把握できるようになります。

■注意事項

• Microsoft SharePoint、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。