Microsoft Teamsに投稿された会議情報からAIで議事録を作成して、Gmailで通知する

■概要

Microsoft Teamsでの会議後、議事録の作成と関係者への共有に手間を感じていませんか。特に、会議の要点をまとめ、迅速に情報を伝達することは重要ですが、手作業では時間もかかり、他の業務を圧迫することもあります。 このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsに投稿された会議情報をもとにAIが自動で議事録を作成し、Gmailで関係者に通知するため、これらの課題の解消に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsでの会議が多く、議事録作成と共有作業を効率化したいと考えている方
• AIを活用して会議の要点をまとめ、迅速かつ正確に関係者へ情報共有したい方
• Microsoft TeamsとGmail間の手作業による情報伝達を自動化し、業務の抜け漏れを減らしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへの会議情報投稿後、AIによる議事録作成からGmailでの通知までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業による議事録の作成ミスや通知の遅れ、宛先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、特定のチャネルへの投稿を監視します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定します。ここで、Microsoft Teamsのメッセージ内容を基にAIが議事録を作成するようにプロンプトを調整します。
4. 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定し、AIによって生成された議事録を指定した宛先に自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、監視対象とするチームIDやチャネルIDを任意で指定してください。また、フローが起動する間隔も業務に合わせて調整が可能です。
• AI機能のテキスト生成設定では、どのような形式や内容で議事録を生成させたいか、具体的な指示（例：決定事項、ネクストアクション、主要な発言など）をプロンプトに記述することで、アウトプットをカスタムできます。固定値だけでなく、Microsoft Teamsからの投稿内容などの動的な情報も活用可能です。
• Gmailのメール送信設定では、通知先のメールアドレス、メールの件名や本文を自由に設定できます。AIが生成した議事録内容やMicrosoft Teamsからの情報を活用して、パーソナライズされた通知メールを作成することが可能です。

■注意事項

• Microsoft Teams、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。