Microsoft Teamsに特定条件の会議情報が投稿されたら、AIで議事録を作成してGmailで通知する

■概要

Microsoft Teamsでの会議後、議事録の作成や関係者への情報共有に手間を感じることはありませんか。特に会議内容が特定の条件に合致する場合のみ処理が必要なケースでは、手作業での判断や個別の通知が負担となることもあります。このワークフローは、Microsoft Teamsに特定条件の会議情報が投稿された際に、AIが自動で議事録を作成し、Gmailで指定した宛先に通知することで、これらの課題を解消し、業務の効率化を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft TeamsとGmailを使い、会議の議事録作成や共有を行っている担当者の方
• 会議後の情報共有を迅速化し、議事録作成業務の効率化を目指しているチームリーダーの方
• AIを活用した業務自動化に関心があり、具体的な活用事例を探しているDX推進担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへの会議情報投稿をトリガーに、AIによる議事録作成からGmailでの通知までを自動化し、手作業にかかる時間を削減します。
• 議事録の作成漏れや通知の遅延、宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現し、業務品質の向上に貢献します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、会議情報が投稿されるチャネルを指定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、Microsoft Teamsから取得したメッセージ内容が特定の条件（例：特定のキーワードを含むなど）に合致する場合のみ、後続の処理に進むよう設定します。
4. 続いて、オペレーションでAI機能を設定し、「テキストを生成する」アクションで、Microsoft Teamsから取得した会議情報を元に議事録を作成するようプロンプトを設定します。
5. 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションで、AIが生成した議事録を指定した宛先に送信するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、メッセージを受信するチャネルを、実際に会議情報が投稿されるチャネルに任意で設定してください。
• 分岐機能では、Microsoft Teamsから取得したメッセージ内容（例：本文に含まれる特定のキーワードや投稿者など）を元に、議事録作成と通知を行う条件を任意で指定できます。
• AI機能のテキスト生成では、議事録のフォーマットや含めるべき項目などを指示するプロンプトを自由にカスタマイズでき、Microsoft Teamsから取得した会議名や参加者などの情報を変数として組み込むことも可能です。
• Gmailでメールを送信するアクションでは、メールの件名や本文にAIが生成した議事録の内容やMicrosoft Teamsから取得した情報を変数として利用でき、固定の挨拶文などを加えることも可能です。また、通知先のメールアドレスも任意で設定できます。

■注意事項

• Microsoft Teams、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。