Microsoft Teamsに投稿された会議情報を翻訳しAIで議事録を作成して、Gmailで通知する

■概要

グローバルな会議が増える中で、Microsoft Teamsに投稿された様々な言語の会議情報を手作業で翻訳し、議事録を作成、そして関係者に共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsへのメッセージ投稿をトリガーに、AIによる自動翻訳と議事録作成、そしてGmailでの通知までを一気通貫で自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsで多言語の会議情報を扱い、翻訳作業に時間を要している方
• 会議の議事録作成と情報共有の迅速化、効率化を図りたいと考えている方
• 手作業による情報伝達の遅延や、議事録の品質のばらつきに課題を感じている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsの会議情報をAIが自動で翻訳し議事録を作成するため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手作業による翻訳ミスや議事録の記載漏れ、通知漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「翻訳する」アクションを設定し、Microsoft Teamsから取得した会議情報を指定言語に翻訳します。
4. 続けて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、翻訳された内容や元のテキストを元に議事録を生成します。
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成された議事録を指定した宛先に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、会議情報が投稿される特定のチャネルを任意で設定してください。
• AI機能の翻訳アクションでは、翻訳先の言語を任意に指定できます。例えば、英語から日本語、日本語から英語など、会議の状況に合わせて設定してください。
• AI機能のテキスト生成アクションでは、議事録を作成するための指示（プロンプト）を自由にカスタマイズできます。定型的なフォーマットを指定したり、Microsoft Teamsから取得した会議名や参加者情報などを変数として組み込んだりすることが可能です。
• Gmailのメール送信アクションでは、メールの件名や本文に、AI機能で生成した議事録の内容やMicrosoft Teamsから取得した情報を変数として利用できます。また、固定の挨拶文や署名を設定したり、通知先のメールアドレスを任意で設定したりすることも可能です。

■注意事項

• Microsoft Teams、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。