■概要
日々の業務で、特定のメールを受信した後にMicrosoft Excelから情報を探し出し、それを基にfreee請求書で請求書を手作業で作成する、といった定型業務に追われていませんか。
このワークフローを活用すれば、請求書が含まれる特定のメール受信をトリガーにMicrosoft Excelのデータを参照、freee請求書で請求書を自動作成できるため、手作業による手間や入力ミスといった課題の解消に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 特定のメール受信後のMicrosoft Excel参照とfreee請求書への入力作業に時間を要している方
- 手作業による請求書作成で、情報の転記ミスや確認作業に課題を感じている経理担当者
- 請求書発行業務の効率化を図り、コア業務へより多くの時間を割きたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のメール受信からfreee請求書での請求書作成までが自動処理されるため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることが可能になります。
- システムが情報を正確に連携するため、手作業によるデータの転記ミスや請求漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、YoomとMicrosoft Excel、freee請求書をそれぞれ連携します。
- 次に、トリガーとして「メールトリガー機能」の「メールトリガー」を設定し、特定の条件（送信元アドレス、件名など）に合致するメールを受信した際にフローが起動するようにします。
- オペレーションとして「分岐機能」の「分岐する」を設定し、メールの内容などに基づいて後続の処理を分岐させることができます。
- 続いて、「AI機能」の「テキストからデータを抽出する」アクションで、受信したメール本文から請求書作成に必要な情報（例：取引先名、金額、商品名など）を抽出します。
- 次に、「Microsoft Excel」の「レコードを取得する」アクションを設定し、メールから抽出した情報やその他の条件を基に、Excelファイル内から関連する顧客情報や商品マスタなどを取得します。
- 最後に、「freee請求書」の「請求書の作成」アクションを設定し、これまでに取得・抽出した情報を利用して、freee請求書で請求書を自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガー機能では、フローを起動させるメールの条件（特定の件名、送信元アドレス、本文に含まれるキーワードなど）を、ユーザーの運用に合わせて設定することも可能です。
- 分岐機能では、例えばメールに記載された特定のキーワードの有無や、抽出したデータの値に基づいて、その後の処理をどのように分岐させるかという条件を任意で設定することが可能です。
- AI機能でテキストデータを抽出する際には、メール本文のどの箇所から、どのような項目（例：会社名、品番、数量など）を抽出するか、具体的な指示内容をカスタムすることで、抽出精度を高めることができます。
- Microsoft Excelからレコードを取得する際は、請求書作成に必要となる情報が格納されているファイル名、シート名、そしてどの列のデータを取得するかを正確に指定してください。
- freee請求書で請求書を作成するアクションでは、メールやMicrosoft Excelから取得したどの情報を請求書のどの項目に割り当てるか、また固定値として入力する情報（例：振込先情報、備考欄の定型文など）を自由に設定できます。
■注意事項
- Microsoft Excel、freee請求書のそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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