Microsoft Teamsに投稿されたメッセージをPDF化してGoogle Driveに格納し、メールを送信する

■概要

Microsoft Teamsでの重要なやり取りを、後から参照するために手作業でPDF化し、Google Driveへ格納、さらにメールで共有する作業に手間を感じていませんか。 また、繰り返し作業による入力ミスや共有漏れも懸念されます。 このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsへのメッセージ投稿をトリガーに、メッセージ内容のPDF化、Google Driveへの自動格納、そして関係者へのメール通知までを一気通貫で自動化でき、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsの情報を手作業で他ツールに転記し、非効率を感じている方
• 重要なコミュニケーション記録の確実な保管と共有体制を構築したい情報システム担当者の方
• Microsoft Teams、Google Drive、Gmailを連携させた業務効率化を目指すチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsのメッセージを自動でPDF化しGoogle Driveへ保存、メール通知まで行うため、手作業の時間を削減し、他の業務に集中できます。
• 手作業による情報の転記ミスや、ファイルの格納忘れ、メールの送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft Teams、Googleドキュメント、Google Drive、GmailをYoomと連携させます。
2. 次に、トリガーとしてMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。この設定により、指定したチャネルに新しいメッセージが投稿されるとフローが起動します。
3. 続いて、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、Microsoft Teamsのメッセージ内容を元にドキュメントを生成します。
4. さらに、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、生成されたドキュメントを指定したフォルダへPDFとしてアップロードします。
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、ファイルがアップロードされた旨やファイルへのリンクなどを記載したメールを関係者に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、フローが起動する頻度（起動間隔）の調整や、対象とするチームのID、チャネルのIDを任意で設定することで、特定のコミュニケーションのみを自動化の対象とすることが可能です。
• Googleドキュメントでの書類発行設定では、使用するドキュメントのテンプレートとなるファイルIDを指定できるほか、Yoomの「アウトプット」機能を利用して、あらかじめ用意した書類のひな型に対し、Microsoft Teamsのメッセージ内容といった動的な情報を差し込んで、カスタマイズされた書類を自動生成できます。
• Google Driveへのファイルアップロード設定では、PDFファイルを格納する先のフォルダIDを任意で指定したり、ファイル名に日付やメッセージの送信者名を付与するなど、ファイルの添付方法を柔軟にカスタムできます。
• Gmailでのメール送信設定では、宛先（To, Cc, Bcc）、件名、本文の内容を、固定のテキストで設定するだけでなく、フロー内で取得した情報を「アウトプット」として活用し、状況に応じたメール文面を自動で作成し送信することが可能です。

■注意事項

• Microsoft Teams、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。