Microsoft Teamsに投稿されたメッセージをPDF化してDropboxに格納し、メールを送信する

■概要

Microsoft Teamsでの重要なやり取りや情報を、手作業で記録・共有するのは手間がかかり、時には見落としも発生しがちではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsに投稿されたメッセージを自動でPDF化しDropboxに格納、さらにその旨をGmailで通知する一連の流れを自動化でき、情報共有の効率化と確実性の向上に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsの情報を手作業でPDF化し、Dropboxに保存している方
• Microsoft Teamsでの決定事項や重要情報を、関係者へメールで確実に共有したいと考えている方
• 日々の定型的な情報共有作業を自動化し、業務効率を改善したいチームリーダーや担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsのメッセージを手動でPDF化し、Dropboxへ保存、その後メールを作成・送信する手間を省き、作業時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記ミスや添付漏れ、メールの送信忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft Teams、Googleドキュメント、Dropbox、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで「書類を発行する機能」を選択し、Googleドキュメントを雛形としてMicrosoft Teamsのメッセージ内容を含めたPDFファイルを作成します。
4. 続けて、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、Dropboxへのファイル格納情報やメッセージ内容を記載したメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、メッセージの受信を監視するチャネルを任意で指定してください。
• 書類を発行する機能（Googleドキュメント連携）では、使用するGoogleドキュメントの雛形ファイルを選択し、Microsoft Teamsから取得したメッセージ内容などを、雛形内の任意の箇所に変数として埋め込む設定が可能です。
• Dropboxのファイルアップロード設定では、生成されたPDFファイルを保存する先のフォルダを任意で選択できます。
• Gmailのメール送信設定では、メールの件名や本文に、Microsoft Teamsのメッセージ内容やDropboxのファイル情報などを変数として活用できるほか、固定の文章も設定可能です。また、送信先のメールアドレスも自由に指定できます。

■注意事項

• Microsoft Teams、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。