Microsoft Teamsで特定条件の会議情報が投稿されたら、データを抽出してNotionに追加する

■概要

Microsoft Teamsのチャネルに投稿される会議情報の中から、特定の条件に合致するものだけを抽出し、手作業でNotionに転記する作業は手間がかかるのではないでしょうか。また、情報の見落としや転記ミスも気になるところです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsへのメッセージ投稿をきっかけに、指定した条件の会議情報のみをAIが自動で抽出しNotionのデータベースへ追加するため、こうした課題の解消に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft TeamsとNotionで会議情報を管理しており、転記作業を効率化したい方
• 特定の会議情報だけを抽出し、別の場所に記録する作業に手間を感じている方
• 手作業による情報入力のミスや漏れを減らし、業務の正確性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsの特定チャネルへの投稿から自動で情報を処理するため、手作業での情報収集や転記にかかっていた時間を削減できます。
• 人の手を介さずにデータが処理されるため、会議情報の転記漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとNotionをYoomと連携します。
2. 続いて、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. その後、オペレーションで分岐機能を設定し、Microsoft Teamsから取得したメッセージ内容などをもとに、後続処理に進むかどうかの条件を設定します。
4. さらに、オペレーションでAI機能を設定し、条件に合致したメッセージから会議の名称や日時、参加者などの情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のデータベースに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、フローの起動間隔のほかに、監視対象とするチームIDやチャネルIDを任意で設定してください。
• 分岐機能の設定では、Microsoft Teamsのメッセージから取得したアウトプット（本文や投稿者など）を利用して、ワークフローを実行する条件を細かく設定できます。
• AI機能によるデータ抽出設定では、抽出したい情報の種類（テキスト、日付、数値など）を選択し、固定値や他のアクションで取得したアウトプットを組み合わせて、抽出対象のテキストや抽出項目を具体的に指定してください。
• Notionへのレコード追加設定では、情報を追加したいデータベースIDを指定し、AI機能で抽出した情報（アウトプット）をNotionの各レコードにマッピングして、追加する内容をカスタムしてください。

■注意事項

• Microsoft Teams、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。