■概要
売上データをフォームで受信した後、内容の分析、Microsoft Excelでの書類発行、そしてDropboxへの格納といった一連の作業は、手作業では時間も手間もかかるのではないでしょうか？特に、これらの情報を各ツールに手動で移す作業は、ミスも発生しやすく負担となりがちです。このワークフローを活用することで、フォーム受信から書類発行、Dropboxへの格納までを自動化し、こうした課題の解消に繋げられます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受信した売上データをもとに、手作業で書類作成を行っている営業担当者の方
- Microsoft Excelでの書類発行とDropboxへの格納作業に非効率を感じている方
- 売上データの分析と報告書の作成業務の自動化を進めたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム受信後のデータ分析、Microsoft Excelでの書類作成、Dropboxへの格納までが自動化され、手作業の時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記や書類作成時の入力ミス、格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、売上データを受信するためのフォームを作成します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定し、受信した売上データを分析するための指示を行います。
- 次に、オペレーションで書類を発行する機能をで「Microsoft Excelを選択し、分析結果をもとに書類を作成します。
- 最後に、オペレーションでDropboxを選択し、「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、作成されたMicrosoft Excelファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、売上データの入力項目（例えば、顧客名、商品名、金額、日付など）を任意で設定できます。
- AI機能では、売上データをどのように分析し、どのようなテキストを生成するかの指示（プロンプト）を自由にカスタムでき、定型文やフォームで取得した情報を変数として組み込むことが可能です。
- 書類を発行する機能（Microsoft Excel）では、使用する書類の雛形テンプレートを任意で指定でき、フォームで取得した情報やAIが生成したテキストなどを、書類内の特定箇所に変数として設定できます。
- Dropboxでは、発行されたMicrosoft Excelファイルを保存する先のフォルダを任意で設定可能です。
■注意事項
- Microsoft ExcelとDropboxをYoomと連携させてください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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