■概要
日々の売上管理において、指定日時にMicrosoft Excelからデータを抽出し、分析、そしてDropboxへ格納するという一連の作業は重要な業務ですが、手作業で行う場合、手間や時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、スケジュールに基づいたMicrosoft Excelからのデータ取得、AIによる分析、そしてDropboxへの自動格納が実現でき、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft ExcelとDropboxを利用し、定期的な売上データ管理に課題を感じている方
- 手作業でのデータ集計や分析、ファイル保存に時間を取られ、業務効率化を目指す方
- 定型的なデータ処理業務でのミスを減らし、より正確な情報管理を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時にMicrosoft Excelからのデータ取得、AI分析、Dropboxへの格納が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 人の手を介さない処理により、データ転記ミスやファイル保存漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、このワークフローを起動したい日時を指定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを取得する」アクションで売上データを取得するように設定します。
- 続けて、オペレーションでAI機能を設定し、取得した売上データを元に分析内容のテキストを生成します。
- さらに、オペレーションで書類を発行する機能（Microsoft Excel）を設定し、AIが生成した分析結果を含む新たなMicrosoft Excelファイルを作成します。
- 最後に、オペレーションでDropboxを選択し、「ファイルをアップロード」アクションで作成されたMicrosoft Excelファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、フローボットを起動する日時（毎日、毎週特定曜日、毎月特定日など）を任意で設定してください。
- Microsoft Excelで「レコードを取得する」アクションを設定する際には、対象となるファイル、シート、取得するデータの範囲や条件などを任意で指定できます。
- AI機能では、生成するテキストの内容やトーンを調整するため、プロンプトを自由にカスタマイズすることが可能です。また、前段階で取得したMicrosoft Excelのデータなどを変数としてプロンプトに組み込めます。
- 書類を発行する機能（Microsoft Excel）では、出力するMicrosoft Excelファイルの雛形（テンプレート）を任意で指定し、どのセルにAIの分析結果や取得したデータを反映させるかなどを変数を用いて設定できます。
- Dropboxで「ファイルをアップロード」アクションを設定する際には、作成したMicrosoft Excelファイルを保存する先のフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
- Microsoft ExcelとDropboxをYoomと連携させてください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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