■概要
日々の業務で、メールで受信した売上データを手作業で分析し、Microsoft Excelで書類を作成後、Dropboxに格納するという定型的な作業に手間を感じていませんか？
このワークフローを活用すれば、メール受信をトリガーに、データ抽出、分析、Microsoft Excelでの書類作成、そしてDropboxへの格納までの一連の流れを自動化し、これらの課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールで受信する売上報告の手動集計や分析に時間を要している営業担当者の方
- Microsoft Excelでの書類作成とDropboxへの格納作業を効率化したいと考えている方
- 定型業務の自動化により、より戦略的な業務へ時間を割きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信から書類作成、格納までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業によるデータの転記ミスや、書類作成時のヒューマンエラーを減らし、業務の正確性向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、YoomとMicrosoft Excel、Dropboxを連携します。
- 次に、トリガーとして「メールトリガー」を設定し、「メールが届いたら」フローが起動するようにします。
- オペレーションで「分岐機能」を設定し、受信したメールの内容などに応じて処理を分岐させます。
- 続いて「データ抽出機能」を使用し、メール本文から売上データなどの必要な情報を抽出します。
- 抽出したデータを元に「テキスト生成機能」で分析内容やレポート概要を生成します。
- 次に、Microsoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、生成された内容を元に売上報告書などの書類を作成します。
- 最後に、Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成されたMicrosoft Excelファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガーでは、売上データを受信するメールアドレスを任意で設定してください。
- 分岐機能では、例えばメール本文に売上分析というワードが含まれる場合のみ処理を実行するなど、分岐条件を任意で設定してください。
- データ抽出機能では、メール本文のどの部分からデータを抽出するか、抽出する項目や指示内容を任意で設定し、文字数に応じた変換タイプも選択してください。
- テキスト生成機能では、抽出データからどのような分析を行うか、具体的なプロンプトや出力言語を任意で設定し、文字数に応じて適切なアクションを選択してください。
- Microsoft Excelで書類を発行する際には、使用する雛形となる書類ファイルや、発行後の書類にどのようにデータを反映させるか（置換する文字列など）を任意で設定してください。
- Dropboxでファイルをアップロードする際には、格納先のフォルダパスやファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- Microsoft ExcelとDropboxをYoomと連携させてください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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