■概要
新しいユーザーがGoogle Workspaceに登録されるたびに、手作業で情報を確認してMicrosoft Excelに転記する作業は手間がかかり、入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。
特に特定の条件に合致するユーザーだけを管理したい場合、その確認作業はさらに煩雑になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google Workspaceにユーザーが登録された際に、特定の条件で絞り込み、該当するユーザー情報のみをMicrosoft Excelへ自動で入力できるようになります。
手動作業が減り、その他の業務にリソースを充てられるようになるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google WorkspaceとMicrosoft Excelでユーザー情報を管理し、手作業による転記に課題を感じている方
- 特定の条件（部署や役職など）に合致するユーザー情報のみを効率的にMicrosoft Excelに集約したいと考えている方
- ユーザー管理に関連する定型業務を自動化し、コア業務に集中できる時間を増やしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Workspaceへのユーザー登録後、条件に合う情報のみがMicrosoft Excelへ自動で入力されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- トリガーで、Google Workspaceの「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。これにより、新しいユーザーがGoogle Workspaceに追加されるとフローが起動します。
- 次に、Google Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの詳細情報を取得します。
- 続いて、「分岐機能」を選択し、後続のアクションに進む際の特定条件（例：特定の組織部門に所属している、特定の役職であるなど）を設定します。
- 最後に、Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、条件に合致したユーザーの情報（氏名、メールアドレス、所属など）を指定したファイルやシートに自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の設定では、どのような条件（例：ユーザーの属性、組織部門、役職など）に基づいて処理を分岐させるかを、任意で設定・追加することが可能です。
- 「レコードを追加する」では、Google Workspaceから取得したどのユーザー情報を、Microsoft Excelファイルのどの列に記録するかを任意に設定できます。
■注意事項
- Google Workspace、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
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