■概要
定期的にMicrosoft Excelから特定の情報を取得し、Loopsを通じてトランザクションメールを個別に送信する作業は、手間がかかり、ミスも発生しやすいのではないでしょうか？特に送信件数が多い場合、手作業では多くの時間と労力が必要になりがちです。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールに沿ってMicrosoft Excelから情報を自動で取得し、Loopsでのメール送信までを一気通貫で自動化するため、こうした課題のスムーズな解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- 定期的な顧客へのメール配信業務にMicrosoft ExcelとLoopsを利用している方
- 手作業でのデータ抽出やメール作成、送信に時間と手間を感じているご担当者の方
- メール送信業務の自動化によって、ヒューマンエラーを削減したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Excelからのデータ取得とLoopsでのメール送信が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より創造的な業務へ注力できます。
- 繰り返し行うデータ参照やメール内容の作成における、入力ミスや送信先の誤りといったヒューマンエラーのリスク軽減に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとLoopsをYoomと連携させます。
- 次に、トリガーとしてスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションでフローを起動する日時や繰り返し頻度を設定します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「複数のレコードを取得する（最大300件）」アクションで、メール送信に必要な情報をExcelファイルから取得します。
- 次に、オペレーションとして繰り返し処理機能を選択し、「繰り返し処理する」アクションで、前段階で取得したレコード1件ずつに対して後続の処理を行うよう設定します。
- 最後に、オペレーションでLoopsを選択し、「Send Transactional Email」アクションを設定し、取得した情報に基づいて個別のメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、フローを自動実行させたい任意の日時や繰り返し間隔（例：毎日午前9時、毎週月曜日、毎月1日など）を指定してください。
- Microsoft Excelの「複数のレコードを取得する」アクションでは、対象となるファイル、シート、取得するデータの範囲や条件（例：特定の列の値が「未送信」の行のみ）などを任意で指定してください。
- 繰り返し処理機能では、Microsoft Excelから取得したデータリストのうち、どの情報（例：顧客一覧データ）を基に繰り返し処理を実行するかを指定してください。
- Loopsの「Send Transactional Email」アクションでは、送信先のメールアドレスに、Microsoft Excelから取得したメールアドレスを変数として動的に設定し、パーソナライズされたメールを送信するようにしてください。
■注意事項
- Loops、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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