Googleフォームから回答が送信されたら、特定の内容を抽出し、Google スプレッドシートを更新する

■概要

Googleフォームで収集したアンケート回答や申込情報を手作業でGoogle スプレッドシートに転記する際、手間を感じたり入力ミスが発生したりすることはありませんか。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーにAIが特定の内容を抽出し、Google スプレッドシートへ自動で更新するため、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとGoogle スプレッドシート間で、手作業でのデータ転記に時間を要している方
• フォーム回答の転記作業において、入力ミスや漏れなどのヒューマンエラーを減らしたい方
• 定型的なデータ入力業務を自動化し、より重要な業務に時間を割きたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームに回答が送信されると、AIが内容を抽出し自動でGoogle スプレッドシートに記録するため、手作業による転記時間を削減できます。
• 手作業でのデータ転記に伴う入力間違いや記載漏れといった、ヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションで、フォームの回答内容から必要な情報を抽出するよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能のオペレーションでは、Googleフォームの回答から具体的にどのような情報を抽出したいか、その項目や抽出の指示内容を任意で設定することが可能です。
• Google スプレッドシートのオペレーションでは、フォームの回答内容やAIによって抽出された情報を記録したいスプレッドシートの特定のページ（シート）を選択できます。また、各項目には固定の値を入力したり、前段のトリガーやオペレーションで取得した値を動的な変数として埋め込んだりするなどのカスタマイズが可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。