Google Driveにファイルがアップロードされたら、ファイルを複製してMicrosoft Teamsで通知する

■概要

Google Driveに新しいファイルがアップロードされるたびに、手作業でファイルを複製し、Microsoft Teamsで関係者に通知する作業は、手間がかかり、共有漏れも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイルアップロードをトリガーに、ファイルの自動複製とMicrosoft Teamsへの通知が実行され、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google DriveとMicrosoft Teamsを連携させ、情報共有を効率化したい方
• 手作業でのファイル複製や通知作業に時間と手間を感じている業務担当者の方
• ファイルの共有漏れや遅延を防ぎ、業務の確実性を高めたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイルアップロード後の複製とMicrosoft Teamsへの通知が自動化され、手作業にかかっていた時間を削減し、他のコア業務に集中できます。
• 手作業によるファイルの複製ミスや、Microsoft Teamsへの通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させることができます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。この際、対象のフォルダを指定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「ファイルを複製する」アクションを設定します。ここで、複製するファイルや複製先の情報を指定します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定します。ここで、通知先のチャネルとメッセージ内容を指定し、複製されたファイルの情報などを盛り込むことができます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、監視対象とするフォルダのIDをユーザーの環境に合わせて設定してください。
• Google Driveの「ファイルを複製する」オペレーションでは、複製するファイルのID、および複製後のファイル名を適切に指定する必要があります。
• Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」オペレーションでは、通知を送信するチームID、チャネルID、そして送信するメッセージ内容を、ユーザーの利用状況に応じてカスタマイズしてください。

■注意事項

• Google Drive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。