指定日時になったら、Google Driveでファイル情報を取得してMicrosoft Teamsで共有する

■概要

定期的なファイル共有、例えば週次レポートや月次報告などを、都度手作業で行うことに手間を感じていませんか。あるいは、共有忘れによる業務遅延や、毎回同じ情報を手動で通知することに非効率を感じているかもしれません。このワークフローを活用すれば、指定した日時に自動でGoogle Driveからファイル情報を取得し、Microsoft Teamsへ共有でき、こうした課題の解消に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google DriveとMicrosoft Teamsを利用し、定期的なファイル共有を手作業で行っている方
• ファイル共有の漏れや遅延を防ぎ、情報伝達の確実性を高めたいと考えているチームの担当者の方
• 定型的な情報共有作業を自動化し、より創造的な業務に時間を活用したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定した日時に自動でファイル情報がMicrosoft Teamsに共有されるため、手作業による情報伝達や確認作業の時間を削減できます。
• 手動でのファイル検索や共有作業が不要になることで、共有忘れや誤った情報伝達といったヒューマンエラーの発生リスクを低減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、「スケジュールトリガー」アクションでこのワークフローを実行したい日時や頻度を指定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「ファイル・フォルダ情報を取得」アクションで共有したいファイルやフォルダの情報を取得するように設定します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、前のステップで取得したファイル情報を指定したチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガー機能では、情報を共有したい任意の日時（例：毎日午前9時、毎週月曜日午前10時、毎月1日の午後1時など）や繰り返し頻度をユーザーの運用に合わせて設定してください。
• Google Driveの「ファイル・フォルダ情報を取得」アクションでは、情報を取得対象としたいフォルダを任意で指定してください。特定のファイル情報のみを取得したい場合は、ファイルIDを直接指定することもできます。
• Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションでは、通知を送信するチームやチャネルを任意で選択してください。通知メッセージの本文には、固定のテキストだけでなく、Google Driveから取得したファイル名や更新日時などの情報を変数として挿入し、より具体的な通知内容にすることも可能です。

■注意事項

• Google Drive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。