■概要
Outlookで受信したメールの内容を、手作業でClickUpへタスクとして登録する際に手間を感じたり、入力ミスや対応漏れが発生したりしていませんか？
このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIがメール内容から必要な情報を抽出してClickUpへ自動でタスクを作成するため、これらの課題を解消し、日々の業務を効率化することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受けた依頼などをClickUpでタスク管理しているが、手入力に手間を感じている方
- メールからのタスク作成漏れや、内容の転記ミスをなくし、業務の正確性を高めたい方
- OutlookとClickUp間の情報連携を自動化し、コア業務に集中できる時間を増やしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのメール受信を起点にClickUpへのタスク作成が自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務へ充てることができます。
- 手作業による情報入力が不要になるため、転記ミスやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務品質の向上に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとClickUpをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。ここで、自動化の起点となるメールの条件を指定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定します。これにより、受信メールの本文からタスク作成に必要な情報（例：依頼内容、期日、担当者など）をAIが自動で抽出します。
- 最後に、オペレーションでClickUpを選択し、「タスクを作成」アクションを設定します。AIによって抽出された情報を基に、ClickUpに新しいタスクが自動で作成されます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象とするメールの件名や、特定のフォルダを指定するなど、業務に合わせて条件を細かく設定することが可能です。
- AI機能のオペレーションでは、抽出したい項目（例：タスク名、依頼者、納期、優先度など）や、どのような形式で情報を抽出するかをプロンプト（指示内容）で具体的に指定することで、より精度の高いデータ抽出を実現できます。
- ClickUpのタスク作成オペレーションでは、タスクのタイトル、詳細説明、担当者、リスト、期日、優先度などを設定できます。これらの項目には、固定の値を入力するだけでなく、AI機能で抽出した情報を変数として埋め込んだり、ClickUp側で用意されている選択肢から選んだりすることが可能です。
■注意事項
- Outlook、ClickUpのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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