Googleフォームの回答内容をもとにfreee請求書で見積書を発行し、Discordに通知する

■概要

注文内容を手作業でfreee請求書に見積書として入力し、さらにDiscordで関係者に通知する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。特に複数のSaaSをまたぐ操作は時間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーとして、freee請求書での見積書作成からDiscordへの通知までを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームとfreee請求書、Discordを日常業務で活用し、手作業での連携に課題を感じている方
• 見積書作成から社内通知までの一連のプロセスにおける時間的ロスや入力ミスを削減したい方
• 定型的な見積発行業務の自動化により、より戦略的な業務へリソースを集中させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームに新しい回答が送信されると、freee請求書での見積書作成とDiscordへの通知が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• システムが情報を正確に連携するため、手作業によるデータの転記ミスや、見積書発行後の通知漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Yoomのマイアプリ連携機能を利用して、Googleフォーム、freee請求書、そしてDiscordのアカウントをYoomに接続します。
2. 次に、トリガーイベントとしてGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定することで、新しいフォーム回答を検知してフローが起動するようにします。
3. 続いて、オペレーションとしてfreee請求書を選択し、「取引先の検索」アクションを設定します。ここではGoogleフォームから取得した情報をもとに、freee請求書内の既存の取引先を検索します。
4. 次に、同じくfreee請求書のオペレーションで「見積書の作成」アクションを設定します。検索した取引先情報やGoogleフォームの回答内容を利用して、自動で見積書を作成します。
5. 最後に、オペレーションとしてDiscordを選択し、「メッセージを送信」アクションを設定します。作成された見積書に関する情報や、対応を促すメッセージなどを指定したチャンネルに自動で通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象とする特定のフォームを指定することが可能ですので、運用に合わせてお使いのフォームIDを設定してください。
• freee請求書で見積書を作成するオペレーションでは、Googleフォームの回答内容（例えば、会社名、担当者名、商品名、数量など）を変数として利用し、見積書の適切な項目に自動で入力するよう設定できます。また、税率や備考欄など、固定値を設定することもできます。
• Discordへの通知オペレーションでは、通知を送信するチャンネルを自由に選択できますし、通知メッセージの本文も、固定のテキストに加えて、Googleフォームから取得した情報やfreee請求書で作成した見積書の情報を変数として組み込むなど、柔軟なカスタマイズが可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、freee請求書、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133