kintoneでレコードが指定のステータスに更新されたら、RPAで基幹システムに登録し、Microsoft Teamsに通知する

■概要

kintoneのレコードが特定のステータスに更新された際、その情報を基幹システムへ手作業で登録し、さらにMicrosoft Teamsで関係者に通知するといった一連の作業に手間を感じていませんか？こうした繰り返し行う業務は、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちであり、担当者の負担となることもあります。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新をトリガーとして、RPAによる基幹システムへの登録とMicrosoft Teamsへの通知までを自動化し、これらの課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneのデータ更新後、基幹システムへの登録や関係部署への連絡を手作業で行っている方
• RPAを活用して定型業務を自動化し、作業時間の短縮や入力ミスを減らしたいと考えている方
• Microsoft Teamsを利用した情報共有の迅速化と、業務プロセスの標準化を目指すチームの方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneのステータス更新から基幹システムへの登録、Microsoft Teamsへの通知までの一連の作業が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手作業によるデータ入力や転記がなくなることで、入力ミスや情報伝達の遅延といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintoneとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてkintoneを選択し、「指定のステータスに更新されたら（Webhook起動）」アクションを設定することで、特定のステータス変更を検知できるようにします。
3. 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、更新されたレコードの詳細情報を取得します。
4. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、取得したレコード情報をもとに基幹システムへ自動でデータを登録します。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、処理結果や必要な情報を指定のチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• RPA機能の「ブラウザを操作する」オペレーションでは、操作対象となる基幹システムのURL、ログイン情報、入力項目やボタンの指定など、具体的な操作フローをユーザーの環境に合わせて設定してください。どのページのどの情報を利用し、どこに何を入力するのかを細かく定義することが可能です。
• Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」オペレーションでは、通知を送信するチャネルを指定するだけでなく、メッセージ内容も自由にカスタマイズできます。固定のテキストに加え、kintoneから取得したレコード情報（例えば、顧客名や案件IDなど）を動的な値としてメッセージに埋め込むことで、より具体的で分かりやすい通知を作成できます。

■注意事項

• kintone、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691

• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のシステムに合わせてカスタマイズしてください。