Googleフォームから送信された内容を元にAIでコンテンツを作成し、Gmailで通知する

■概要

Googleフォームからアンケートや問い合わせを受け付けた後、その内容を元にコンテンツを作成し、関係者へ通知する作業は、意外と手間がかかるのではないでしょうか。手作業で情報を転記したり、AIツールに都度指示を出したり、メールを作成したりする中で、ミスが発生したり、他の業務が滞ってしまったりすることもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、AI機能が自動でコンテンツを生成し、Gmailで指定した宛先に通知するまでの一連の流れを自動化でき、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームの回答を基にしたコンテンツ作成と通知を効率化したい方
• AIを活用した文章生成とGmailでの情報共有を自動化したいと考えている方
• 手作業による情報処理のミスを減らし、業務品質を向上させたい担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答後、AIによるコンテンツ生成からGmailでの通知までが自動化されるため、手作業にかかっていた時間を削減できます。
• 手動でのコピー＆ペーストやメール作成が不要になることで、入力ミスや送信漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定し、Googleフォームの回答内容を元にコンテンツを生成するよう指示します。
4. 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定し、生成されたコンテンツを指定した宛先に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームIDを指定してください。
• AI機能のオペレーションでは、生成したいコンテンツに合わせて、プロンプトの内容を自由にカスタマイズできます。Googleフォームで取得した回答内容を変数としてプロンプトに組み込むことも可能です。
• Gmailのオペレーションでは、送信するメールの件名や本文に、AI機能で生成したテキストやGoogleフォームの回答内容を変数として挿入できます。また、固定の文章を追加したり、通知先のメールアドレスを任意で設定したりすることも可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。