Microsoft Teamsから送信された予算編成をAIで分析し、Outlookに通知する

■概要

Microsoft Teamsで共有される予算編成に関するメッセージ、その後の内容確認や分析、関係者への通知といった一連の作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は時間がかかり、情報の見落としや伝達ミスも起こりがちです。このワークフローを活用することで、Microsoft Teamsの特定チャネルに予算編成に関するメッセージが投稿されると、AIが自動で内容を分析し、その結果をOutlook経由で指定した宛先に通知するため、これらの課題を解消し、業務の迅速化と正確性の向上に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsで予算関連の連絡を受け取り、Outlookで情報共有を行っている方
• AIを活用して予算編成データの分析を効率化したいと考えている財務・経理担当者の方
• 手作業による情報伝達の遅延やミスを削減し、業務プロセスを改善したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへのメッセージ投稿を起点に、AIによる分析からOutlookでの通知までが自動化されるため、手作業で行っていた一連の業務にかかる時間を短縮できます。
• 人の手を介さずに情報処理と通知が行われるため、転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、情報の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、予算編成に関する情報が投稿されるチャネルを指定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のキーワードが含まれるメッセージのみを処理対象とするなど、条件に応じたフローの分岐を設定します。
4. 続いて、オペレーションでAI機能を設定し、受信したメッセージの内容（予算編成データなど）を分析・要約するためのプロンプトを定義します。
5. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、AIによる分析結果を含めた通知メールを指定した宛先に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、予算編成に関するメッセージが投稿される特定のチャネルを任意で設定してください。
• 分岐機能では、Microsoft Teamsから取得したメッセージ内容や送信者情報などをもとに、例えば「予算」「編成」といったキーワードの有無や特定の送信者からのメッセージであるかなど、任意の条件を指定して後続のAI分析や通知処理に進むかどうかを制御できます。
• AI機能の設定では、Microsoft Teamsから受け取ったメッセージ内容をどのように分析・要約するかを指示するプロンプトを自由にカスタマイズできます。定型的な指示に加え、メッセージの本文や送信日時といった前段階で取得した情報を変数としてプロンプトに組み込むことも可能です。
• Outlookのオペレーション設定では、通知メールの件名や本文に、AI機能で生成された分析結果やMicrosoft Teamsから取得したメッセージの元データなどを変数として挿入し、動的に内容を生成できます。また、固定の文言を追加したり、通知先のメールアドレス（To, CC, BCC）を任意で設定したりすることも可能です。

■注意事項

• Microsoft Teams、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。