Gmailを受信したら、AIで反社チェックを行いMicrosoft Teamsに通知する

■概要

Gmailで受信するメールの中に、反社チェックが必要な情報が含まれている場合、その確認と関係者への通知を手作業で行うのは手間がかかり、見落としのリスクも考えられます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、AIが自動で反社チェックを行い、その結果をMicrosoft Teamsへ通知する一連の流れを自動化できるため、手作業による負担の軽減と確認プロセスの効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GmailとMicrosoft Teamsを利用し、取引先情報の反社チェックを手作業で行っている方
• 反社チェック業務の効率化や、確認漏れなどのヒューマンエラーを低減したい担当者の方
• コンプライアンス遵守体制の強化と、関連業務の自動化を推進したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで受信したメール情報を基にAIが反社チェックの参考情報を自動生成するため、関連作業の時間を短縮できます。
• システムが自動でMicrosoft Teamsに必要な情報を通知するので、手作業による確認漏れや伝達ミスといったリスクの軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、お使いのGmailアカウントとMicrosoft TeamsアカウントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、検知したいキーワードを指定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションで、受信したメール本文や送信者情報などを基に反社チェックをするようプロンプトを設定します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIが生成した反社チェックの参考情報を指定したチャネルや担当者に通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、反社チェックの対象とするメールに含まれるキーワードを任意で指定することが可能です。
• AI機能のオペレーションでは、反社チェックの観点や確認事項を盛り込んだプロンプトをユーザー自身で自由にカスタマイズできます。また、生成するテキストの言語を指定したり、前段階のトリガーで取得したメールの件名や本文などの情報を変数としてプロンプト内に組み込むことも可能です。
• Microsoft Teamsへの通知オペレーションでは、通知先のチャネルや個人を任意で設定できます。メッセージ本文も、固定のテキストだけでなく、AI機能によって生成された内容やGmailから取得した情報を変数として含めるなど、柔軟なカスタマイズが可能です。

■注意事項

• Gmail、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。