Googleフォームで交通費の情報が送信されたら、Microsoft Excelの精算用シートに自動追加する

■概要

交通費の申請情報をGoogleフォームで受け付けているものの、その内容をMicrosoft Excelの精算用シートに一つひとつ手作業で転記するのは時間がかかり、入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用することで、Googleフォームに新しい回答が送信された際に、自動的にMicrosoft Excelの指定したシートへ情報が追加できるため、転記作業の手間とヒューマンエラーを削減し、交通費精算業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとMicrosoft Excelを利用して交通費精算を行っている経理担当者
• 交通費申請データの転記作業に毎月多くの時間を費やしている総務部門
• 手作業による入力ミスを減らし、より正確な経費処理を目指しているチームの方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答送信後、自動でMicrosoft Excelへデータが転記されるため、これまで手作業で行っていた入力時間を削減することができます。
• 手作業によるデータ転記がなくなることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減し、データの正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
3. 最後に、オペレーションとしてMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定します。ここで、Googleフォームから取得した回答データを、Microsoft Excelのどの列に追加するかを指定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクション設定時には、交通費の回答データを登録したい特定のワークブックおよびシートを選択してください。
• Microsoft Excelの各列（項目）には、Googleフォームの回答項目から取得した値を動的に埋め込むだけでなく、申請日や処理ステータスなどの固定値を設定することも可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133